Wat is het open rooster? Volgen

Soms wil je dat mensen zich op kunnen geven voor een dienst, zonder daar een account voor aan te moeten maken. Bijvoorbeeld: nieuwe vrijwilligers die zich zelf inschrijven voor een inwerkdienst. Hiervoor is het open rooster.

Hoe stel je een open rooster in, hoe zet je diensten in het open rooster, en hoe vind je die mensen terug? In dit artikel leggen we het uit.

Hoe zet je het open rooster aan? 

1. Ga in het menu links via Rooster aanpassen naar Open rooster

2. Vervolgens zie je meerdere velden om in te vullen: 

Periodes: Hier bepaal je tot hoe kort van tevoren en tot hoe ver in de toekomst het rooster open staat.

Contactgegevens: naam en het mailadres die de aanmelder in de mail krijgt bij het aanmelden

E-mails en teksten: Hier vul je in wat de aanmelder ziet bij het opgeven voor een dienst 

Vul de velden naar wens in, klik op opslaan onderaan de pagina, en klik het schuifje bovenaan de pagina om het open rooster in te schakelen.

Het publieke adres deel je met je (toekomstige) vrijwilligers. Met “adres vernieuwen” vernieuw je het publieke adres; hierna werkt het oude adres niet meer om je mee te aan te melden. Wel zo handig! 

Hoe voeg je een dienst toe aan het open rooster? 

1. Ga in het menu links via Rooster aanpassen naar Weekrooster, en navigeer naar de dienst die je in  het open rooster wil zetten

2. Klik bij de dienst op de drie puntjes

3. Bovenaan de dienst staat een schuifje voor Toevoegen aan open rooster 

4. Nu is de dienst toegevoegd aan je open rooster! Diensten die in het open rooster staan herken je aan het blauwe label. Herhaal de stappen om nog een rooster toe te voegen.

Ook in. het flexrooster is de optie beschikbaar.

Hoe melden mensen zich aan voor een open dienst? 

Via de publieke link zie je de nog niet ingeroosterde diensten in het open rooster.  In dit voorbeeld zijn dat twee soorten diensten. Bovenaan staat de welkomsttekst die je hebt ingesteld.

Vervolgens vult de vrijwilliger hun naam en e-mailadres in. Hierbij staat de pop-up tekst de eerder is ingevuld. Iemand kan 2 zich inschrijven voor 2 diensten. Na bevestiging door jou kan diegene weer twee diensten kiezen. Zo voorkom je dat iemand zich per ongeluk voor een hele week inroostert.

Na op akkoord te klikken krijgt de vrijwilliger nog een bevestiging dat het gelukt is om zich aan te melden, en een e-mail met bevestiging. Als beheerder krijg je ook een e-mail. Om de vrijwilliger hun dienst te bevestigen en vast te zetten, ga je naar de dienst waar ze zich voor hebben opgegeven. Je herkent dat de dienst nog niet bevestigd is aan de schuine strepen.

Vervolgens klik je op de dienst, en kan je de open inroostering bevestigen of afwijzen. Belangrijk: Hiervoor moet het recht Open inroostering bevestigen aan staan. Hier is uitgelegd hoe je dat aanpast. In beide gevallen krijgt de vrijwilliger een mailtje. Onderaan de mail staat de tekst van bevestiging of afwijzing die eerder is ingesteld.

Waar vind ik de nieuw aangemelde mensen terug? 

Mensen die zich aanmelden via het open rooster vind je makkelijk terug.

1. Ga in het menu links naar Collega's 

2. Onder het kopje “Aanmeldingen open rooster” staan vervolgens de mensen die zich hebben opgegeven, ook wanneer ze afgewezen worden. Belangrijk: Hiervoor moet het recht Aanmeldingen via open rooster bekijken aanstaan. Hier is uitgelegd hoe je dat aanpast.

3. Optioneel: Om het account te activeren, klik je op de naam van de vrijwilliger om naar hun collega-pagina te gaan. Hier vul je dan een functie en rol in om het account te activeren.