Hoe werkt mail versturen namens je team? Volgen
Mails vanuit het rooster, bijvoorbeel een berichtje bij het inroosteren of een nieuwsbrief, hebben normaal gesproken jouw mailadres als 'antwoord-adres'. Antwoorden op die e-mails komen dan in jouw persoonlijke inbox terecht.
Met de functie namens versturen kan je e-mails uit naam van je team versturen, bijvoorbeeld "Roosterteam". Antwoorden komen dan automatisch binnen in jullie gedeelde mailbox, zodat elke collega ze kan oppakken - ook als jij op vakantie bent.
Wat ziet de ontvanger?
Een e-mail die namens het team wordt verstuurd, ziet er voor de ontvanger zo uit:
Jan Jansen namens Roosterteam via Het Rooster
Jouw naam blijft dus zichtbaar, maar het is meteen duidelijk dat je namens het team mailt. Antwoordt de ontvanger op het bericht, dan komt dat antwoord binnen in de gedeelde mailbox van jullie organisatie.
Het mailadres stel je in via Instellingen > Jullie omgeving, bij het kopje 'Roosterbeheerder'.
Wie mag namens het team versturen? (beheerder)
Of een rol namens het team mag versturen, stel je in via het beheerpaneel op de profielpagina. Zet daar het recht E-mail versturen namens roosterbeheerder aan voor de gewenste rol.
Zelf kiezen of je namens het team verstuurt
Heb je het recht om namens het team te versturen? Dan bepaal je zelf of je berichten zo verstuurd worden:
- Ga naar Profiel > Notificaties.
- Zet onder het kopje Versturen namens roosterbeheerder de optie aan of uit.
Staat de optie aan? Dan zie je bij het versturen van een bericht de melding Wordt verstuurd namens [teamnaam]. Zo weet je altijd hoe je e-mail bij de ontvanger aankomt.
Goed om te weten
- Zie je de optie niet onder Profiel > Notificaties? Dan heeft jouw rol het recht E-mail versturen namens roosterbeheerder nog niet. Vraag een beheerder om dit toe te voegen.
- De instelling geldt voor al je berichten. Wil je één specifiek bericht toch uit eigen naam versturen? Zet de optie dan tijdelijk uit via Profiel > Notificaties.