Hoe voeg je een flexrooster toe? Volgen

Het Rooster beschikt over een flexrooster functie. Met een flexrooster kan je zonder je standaard rooster aan te passen gemakkelijk diensten toevoegen voor een korte periode. Op deze manier kan je naast je standaard roostering ook snel wat extra plekken creëren, bijvoorbeeld voor periodes waar het extra druk is. Het aanmaken en aanpassen van een flexrooster is heel vergelijkbaar met het aanmaken of aanpassen van een regulier rooster. In dat artikel gaan we in op de onderdelen die anders zijn. Nog nooit een rooster of dienst aangemaakt? Klik dan hier voor meer achtergrond informatie.

Hieronder leggen we stappen uit die nodig zijn voor het aanmaken en beheren van je flexrooster.

Wil je een tijdelijke dienst toevoegen aan een bestaand rooster? Gebruik dan een flexdienst.

Aanmaken flexrooster

1. Klik links in het menu op Rooster aanpassen en vervolgens op Flexrooster. Kies een rooster waarvoor je een flexrooster wilt aanmaken

2. Kies een roostergroep waar je een flex dienst voor wilt instellen. In het voorbeeld voegen we een flexrooster toe aan de roostergroep "Testgroep". Klik op Aanpassen.

3. Klik op de knop Dienst toevoegen

4. Op deze pagina kan je alle gegevens invullen voor het flexrooster. Allereerst moet je de basisgegevens invullen. Deze gegevens zijn;

• De naam voor de dienst
• Eventuele opmerkingen
• Het aantal diensten dat je nodig hebt
• De datum van de dienst(en)
• De begintijd
• De eindtijd
• De hoeveelheid pauze

Daarnaast moet je ook aangeven of deze dienst vereist is (oftewel je hebt echt iemand nodig hier), of het een interesse dienst is (mensen kunnen zich er voor opgeven en de beheerder kiest iemand) en of de uren meetellen in de urenadministratie.

Ook moet je aangeven voor welke functies deze dienst beschikbaar is. Je moet minimaal één functie kiezen en aanvinken.

5. Als laatste kan je er nog voor kiezen om deze dienst te herhalen. Onderaan de pagina onder het kopje Herhalen vind je de opties hiervoor. Als je de dienst wilt herhalen, vink dan het hokje aan voor de tekst Herhaal deze dienst. Vervolgens kan je kiezen hoe vaak de dienst wordt herhaalt (elke dag, elke week, elke twee weken etc.) en tot wanneer deze herhaling duurt. Met deze optie kan je voor langere tijd een flexrooster instellen, wat handig kan zijn als je voor enkele dagen of weken extra mensen wilt kunnen inroosteren.

6. Klik op Opslaan om het flexrooster aan te maken. Na het opslaan is het flex rooster direct zichtbaar voor de collega's.

Beheren flexrooster

Net als bij de reguliere roosters kan je ook in het flexrooster aanpassingen maken. Dit gaat iets anders dan bij het reguliere rooster, maar je hebt dezelfde opties tot je beschikking. Hieronder leggen we uit hoe het in z'n werk gaat.

Weergave

Als je naar het flexrooster navigeert, krijg je bovenaan de pagina een kalander te zien. Dit maakt het makkelijk om snel naar een maand of week te navigeren om het flexrooster van die maand of week in te zien. In het voorbeeld hieronder zie je dat als we januari selecteren (afbeelding links), we te zien krijgen dat er geen flexrooster is voor de maand januari, maar als we april selecteren (afbeelding rechts), verschijnt er een overzicht van het flexrooster onderaan de pagina.

Rooster aanpassen

Ook het aanpassen van het flexrooster is iets anders. In de lijst met de diensten zie je helemaal rechts van elke regel een aantal icoontjes. Met deze icoontjes kan je de dienst kopiëren, aanpassen, of weggooien (van links naar rechts).

Met het papier-icoontje (kopiëren) creëer je een extra dienst voor die dag. Met het potlood-icoontjes (aanpassen) ga je naar een pagina waarop je de dienst kan aanpassen.

Rooster verwijderen

Met het prullenbak-icoontje (weggooien) verwijder je één of meerdere diensten. Hiervoor moet de dienst leeg zijn, en mag dus niemand ingeroosterd staan. Staat er nog iemand ingeroosterd? Rooster dan eerst deze persoon uit en herlaad de pagina, hierna kan je de dienst verwijderen. 

Op deze pagina heb je alle instellingen die je ook hebt bij het aanmaken van een flexrooster, behalve de optie om de dienst te herhalen. Als deze dienst vaker voor komt in je flexrooster, dan is de opties om de dienst te herhalen nu vervangen is door een menu genaamd Diensten bijwerken. Hierin moet je aangeven of de wijzigingen die je aanbrengt alleen gelden voor die ene dienst, voor alle diensten in die serie vanaf dat moment, of voor alle diensten in die serie (ongeacht de datum).

Flexdienst aanmaken

2. Klik bij de juiste dienst de drie puntjes, en klik op Dienst toevoegen.

3. Vul vervolgens de gevraagde informatie in. Een flexdienst is maar voor één dienst, deze kan niet herhalend gemaakt worden. Heb je een herhalende flexibele dienst, dan is het handiger om een flexrooster te maken.

4. Klik op toevoegen, en klaar! Hierna is de flexdienst direct zichtbaar in het normale rooster, in het voorbeeld is het de extra inval-dienst.