Documenten laten ondertekenen Volgen

Wil je dat collega's de huisregels, een geheimhoudingsverklaring of een ander document voor akkoord tekenen? Dat regel je in Het Rooster via Team > Documenten. Je uploadt het document als PDF, kiest voor welke functies het bedoeld is en Het Rooster vraagt je collega's om te tekenen. Je ziet daarna precies wie al getekend heeft en wie nog niet.

In dit artikel:

1. Een nieuw document toevoegen
2. Bijhouden wie getekend heeft
3. Een document aanpassen
4. Een nieuwe versie uploaden
5. Herinneren en archiveren
6. Wat ziet je collega?

Een nieuw document toevoegen

1. Ga naar Team > Documenten.
2. Klik op Nieuw document.

3. Vul het formulier in:
   • Titel (verplicht): de naam die je collega's te zien krijgen, bijvoorbeeld Huisregels.
   • Omschrijving: een korte toelichting, bijvoorbeeld wat je van je collega's verwacht.
   • Bedoeld voor functies: vink de functies aan die dit document moeten tekenen. Moet iedereen tekenen? Klik dan op Alle (de)selecteren.
   • Kies een PDF (verplicht): upload het document als PDF.
   • Wie sturen we een notificatie om te tekenen?: kies Iedereen met deze functies om iedereen direct een verzoek te sturen. Wil je het document eerst klaarzetten zonder dat iemand bericht krijgt? Kies dan Niemand.
   • Vraag nieuwe collega's en collega's met een nieuwe functie: laat dit aangevinkt. Dan krijgt ook iedereen die later in dienst komt, of later een van deze functies krijgt, automatisch een verzoek om te tekenen.
   • Uiterlijk tekenen op (optioneel): geef een deadline mee. Collega's zien deze datum in hun verzoek.
4. Klik op Publiceren.

Klaar! Het Rooster laat direct zien hoeveel collega's gevraagd zijn om te tekenen.

Tip: Kies je bij de notificatie voor Iedereen met deze functies? Dan gaat het verzoek meteen de deur uit. Controleer daarom voordat je publiceert of je de juiste PDF en de juiste functies hebt gekozen.

Bijhouden wie getekend heeft

Op Team > Documenten zie je al je documenten in één overzicht. Per document zie je voor welke functies het bedoeld is, welke versie actief is en hoeveel collega's hebben getekend, nog moeten tekenen of hebben geweigerd.

Klik op een document voor alle details. Bovenaan staan de instellingen van het document. Daaronder, bij Ondertekenaars, zie je per collega:

• welke functies die collega heeft
• de status, bijvoorbeeld Nog te tekenen
• wanneer de collega is uitgenodigd
• wanneer de collega heeft getekend

Zoek je één collega? Gebruik dan het filterveld boven de lijst. Klik op een kolomnaam om de lijst te sorteren.

Helemaal onderaan, bij Versies, zie je elke versie die je hebt gepubliceerd. Per versie zie je wanneer die is gepubliceerd, wat er is gewijzigd, hoeveel collega's die versie hebben getekend en welk bestand erbij hoort. De SHA-256-code is een unieke vingerafdruk van het bestand. Daarmee kun je altijd aantonen welk document precies is getekend.

Een document aanpassen

Wil je de titel, de omschrijving of de functies wijzigen? Klik op de detailpagina van het document op Aanpassen, pas aan wat nodig is en klik op Opslaan.

Let op: Voeg je een functie toe? Dan krijgen collega's met die functie direct een verzoek om te tekenen.

Wil je de inhoud van het document zelf wijzigen? Upload dan een nieuwe versie.

Een nieuwe versie uploaden

Zijn de huisregels gewijzigd? Upload dan een nieuwe versie, zodat iedereen de nieuwe versie tekent.

1. Open het document en klik op Nieuwe versie uploaden.
2. Kies de nieuwe PDF.
3. Vul bij Wat is er gewijzigd? kort in wat er anders is. Dit zie je terug in het versieoverzicht.
4. Kies wie een notificatie krijgt, en geef eventueel een nieuwe uiterlijke tekendatum mee.
5. Klik op Publiceren.

Goed om te weten: openstaande verzoeken voor de oude versie vervallen. Wat collega's al hebben getekend, blijft bewaard.

Herinneren en archiveren

Op de detailpagina van een document vind je nog twee knoppen:

• Stuur herinnering: stuur collega's een herinnering om te tekenen.
• Archiveren: is een document niet meer nodig? Archiveer het dan.

Wat zien je collega's?

Heb je gekozen voor een notificatie? Dan krijgen je collega's een bericht met het verzoek om het document te tekenen. In hun profiel, onder Notities en bestanden, zien ze bij Getekende documenten welke documenten ze moeten tekenen of al getekend hebben. Ze zien er ook de status, de uiterlijke tekendatum en een link naar de PDF.

Als beheerder zie je hetzelfde overzicht als je het profiel van een collega opent.