Alle collega's een e-mail sturen met mailformulier Volgen
Een beheerder kan een e-mail sturen naar alle collega's of een bepaalde groep collega's. Dit doe je op volgende manier:
1. Kies links in het menu onder Communicatie voor Mailformulier.
2. Klik op Nieuwe e-mail opstellen.
3. Vul het onderwerp in en typ de tekst van de e-mail in het tekstvak onder bericht. Voeg maximaal drie bestanden toe aan de e-mail. Klik hiervoor op Bijlage onder Bijlages, en kies een bestand om toe te voegen als bijlage.
Kies bij Ontvangers naar welke groep collega's de e-mail verstuurd mag worden. Je kan hier kiezen per functie naar wie de email verstuurd wordt. Dat betekent dus dat alleen de collega's die die functie hebben de e-mail daadwerkelijk ontvangen. Je moet minimaal één functie kiezen uit de lijst. Je kan de mail ook sturen naar alleen actieve collega's, actieve en slapende collega's, of alleen slapende collega's.
Optionele stap: Stuur jezelf een testbericht om te kijken hoe een e-mail eruit ziet. Alleen jij ontvangt deze e-mail. Dan verdwijnen de opties om verschillende soorten collega’s aan te vinken. Het testbericht wordt ook opgeslagen als concept, zodat je de mail niet nog een keer hoeft te schrijven.
4. Als alles klaar is, klik dan op Verstuur
Een e-mail opslaan als concept
Wanneer je een e-mail nog niet wilt versturen maar hem wel wilt bewaren, dan sla je hem op als concept. Dan klik je op Opslaan als concept, hierna staat de mail in het Mailformulier overzicht. Vanaf daar kan je de mail bewerken of verwijderen. Eerdere mails die je hebt verstuurd staan hiernaast, onder Archief.
Anderen toegang geven tot mailformulier
Standaard is het mailformulier alleen te gebruiken door beheerders, dit is aan te passen:
1. Ga naar de Toegangsrechten pagina rechts bovenaan de pagina.
2. Pas de volgende rechten aan door ze aan te vinken voor collega's:
E-mail versturen naar alle functies: Een collega mag naar iedereen een e-mail sturen, ook collega's die een andere functie hebben.
E-mail versturen naar dezelfde functie: Een collega mag alleen een e-mail sturen naar collega's die dezelfde functie hebben.
5. Klik op Sluit om weer terug te gaan.